Επαγγελματικό email: Γιατί το χρειάζεσαι

Οι πελάτες και συνεργάτες σου αντιλαμβάνονται ότι δεν σε ενδιαφέρει η εικόνα της επιχείρησής σου.

Δίνεις την αίσθηση ότι η επιχείρησή σου δεν διαθέτει οικονομικούς πόρους για επαγγελματικό email. Αυτό συνεπάγεται με εικόνα μη πετυχημένης επιχείρησης.

Οι επιχειρήσεις που έχουν επαγγελματικό email δεν σε παίρνουν σοβαρά και δεν εμπιστεύονται email του τύπου rentacarmegara@yahoo.com ή kostas52@gmail.com κτλ.

Αν δραστηριοποιείσαι στη λιανική τα πράγματα είναι ακόμη πιο δύσκολα. Ελάχιστοι καταναλωτές θα εμπιστευτούν μια επιχείρηση με μη επαγγελματικό email.

Δημιουργεί καλή πρώτη εντύπωση. Ας υποθέσουμε ότι επικοινωνείς τηλεφωνικώς με 2 λογιστικά γραφεία, προκειμένου να σου στείλουν μια οικονομική προσφορά μέσω email.

Το Α λογιστικό γραφείο σου στέλνει από ένα email του τύπου logistespagoulatos@yahoo.gr ενώ το Β λογιστικό γραφείο από ένα επαγγελματικό email του τύπου info@accountant-helios.gr. Ποιο από τα 2 θα έπαιρνες στα σοβαρά; Είναι σίγουρο ότι το email της Β εταιρείας δημιουργεί μια πιο επαγγελματική εικόνα και είναι πιο πιθανό να συνεργαστείς μαζί του.

Εμπνέει αξιοπιστία. Οι καταναλωτές και οι εργαζόμενοι σε επιχειρήσεις είναι πλέον πολύ επιφυλακτικοί όταν πρόκειται να ανοίξουν ένα εισερχόμενο email από άγνωστη πηγή.

Στο internet το hacking και το phishing είναι πολύ συνηθισμένα φαινόμενα. Τα μηνύματα από email που μοιάζουν ανεπιθύμητα ή μη αναγνωρίσιμα συνήθως αγνοούνται ή μεταβαίνουν απευθείας στα spam.

Ας υποθέσουμε ότι έχεις γραφτεί στο newsletter ενός eshop που πουλάει ρούχα προκειμένου να λαμβάνεις ενημερώσεις για νέες αφίξεις. Ωστόσο σε μια από τις ενημερώσεις που λαμβάνεις έχει χρησιμοποιηθεί ως email αποστολέα το clothingwomen@gmail.com.

Μια τέτοια ηλεκτρονική διεύθυνση email θα σας βάλει σε υποψίες και είναι πολύ πιθανό να μην το ανοίξεις καν το email αυτό. Μια επαγγελματική διεύθυνση email προσδίδει αυθεντικότητα στην επικοινωνία. Διαβεβαιώνει τον παραλήπτη ότι αυτή η επικοινωνία προέρχεται από μια αξιόπιστη πηγή.

Προωθεί την επωνυμία της επιχείρησής σου. Το να χρησιμοποιείς μια διεύθυνση email βασισμένη σε έναν από τους συνηθισμένους παρόχους (πχ gmail, yahoo, hotmail) υπηρεσιών email, δεν βοηθάει στην προώθηση της επωνυμίας της επιχείρησής σου. Αντίθετα, προωθεί τον διαδικτυακό πάροχο.

Το να αφήνεις να πάει χαμένη μια ευκαιρία που προωθεί την επωνυμία της εταιρείας σου, μπορεί να είναι ο λόγος που ένας πελάτης θα επιλέξεις έναν ανταγωνιστή σου.

Βέλτιστη διαχείριση. Το να διαχωρίσεις την προσωπική και την επαγγελματική σου ζωή βελτιώνει τον τρόπο ζωής σου, το ίδιο ισχύει και για τα email σου.

Το να έχεις μαζεμένα όλα τα email που σχετίζονται με την εργασία σου συγκεντρωμένα σε ένα μέρος, σου επιτρέπει να είσαι καλύτερα οργανωμένος και να είσαι πιο παραγωγικός στην δουλειά σου.